Net NotesGestire la posta con Gmail - Parte 2

Net Notes nr.3 - Parte 2
Livello: Base

Nella Prima Parte dell'articolo abbiamo visto come usare le funzioni davvero basilari di Gmail: Spedire una mail e rispondere ad una mail in arrivo.
In questa seconda parte, leggermente piu approfondita, vedremo altre funzioni che nell'uso quotidiano risultano molto utili.



Iniziamo descrivendo le altre cose che si possono fare con una mail una volta che la si è ricevuta, osservando quali sono le funzioni che Gmail ci mette a disposizione quando "entriamo" in una mail.

Fig.1 - Oprazioni sulla mail.

La Fig.1 mostra un esempio di email. In questo esempio il mittente è il Team di Gmail.
Ancora prima di rispondere ad una mail (come abbiamo visto nella Parte 1 di questa Net-Notes), potremo anche decidere, per esempio di cancellarla immediatamente, segnalarla come spam, assegnarla ad una determinata etichetta, ecc. Vediamo nel dettaglio...
Nella parte in alto ci sono alcuni pulsanti: il pulsante con la freccia verso sinistra serve a ritornare alla casella "Posta in arrivo", ossia l'elenco delle mail arrivate nella nostra casella.

Il pulsante dalla forma di "divieto" e con un punto esclamativo "!" al centro serve ad indicare a Gmail che questo messaggio appartiene alla "Posta Indesiderara", detta anche Spam. Nel caso infatti non volessimo piu ricevere messaggi di questo tipo, per qualsiasi personale motivo, possiamo in maniera molto semplice, marcarlo come Spam. In questo modo Gmail saprà in futuro che i messaggi provenienti da questo determinato mittente, saranno per noi messaggi indesiderati e verranno automaticamente spostati in una cartella apposita (chiamata appunto Spam) senza che noi li vediamo e senza esserne disturbati. Ogni qualvolta lo vorremo potremo andarci a vedere tutti i messaggi di spam che abbiamo ricevuto e decidere se cancellarli o meno. In ogni caso dopo un mese i messaggi di spam verranno automaticamente cancellati da Gmail.
Utile e pratico no?
Può capitare sovente infatti di essere letteralmente bombardati da messaggi pubblicitari indesiderati, spesso provenienti anche dallo stesso mittente. Questa funzionalità ha un nome preciso e si chiama filtro anti-spam ed è una tra le funzionalità piu utili e semplici da usare di Gmail.
Nel caso segnalassimo per errore un messaggio come spam, possiamo sempre rivedere la nostra scelta e segnalarlo come "Non Spam". Tra i modi con cui marcare un messaggio ve n'è uno anche detto segna come "non spam".

Veniamo alla funzione successiva: il pulsante "Cestino". Beh, questo non ha bisogno di molte spiegazioni e come indica il simbolo, serve a cancellare l'email selezionata.
Una piccola precisazione: quando cancelliamo una mail, questa non viene veramente cancellata, ma viene spostata in una cartella chiamata "Cestino". Questo ci da la possibilità di ripensarci o di rimediare facilmente nel caso cancellassimo un messaggio per errore.
Come per lo spam, Gmail mantiene le email cancellate nel cestino per 30 giorni, passati i quali verranno eliminate definitivamente.

Passiamo ora al pulsante successivo: quello delle "Cartelle" o "Etichette".
La sua funzione è molto semplice, quanto utile.
Gmail ci permette, così come anche altri fornitori di servizi email, di crearci delle cartelle, che vengono chiamate anche Etichette, ma la funzionalità non cambia: la sostanza è che possiamo suddividere tutte le nostre email in categorie, cartelle, etichette, in base agli argomenti delle mail, in base ai nostri gusti, in definitiva, in base a quello che meglio ci aggrada per capirci e organizzarci meglio, nel caso mantenessimo un archivio storico delle mail e ci trovassimo quindi, dopo un po di tempo, ad avere nella casella tante mail.
Siccome Gmail le chiama "Etichette" ci riferiremo a questa funzionalità sempre con lo stesso nome per non creare confusione
Potremo avere, per esempio, un'etichetta per le mail delle fatture di pagamento chiamata "Fatture", poi un'altra etichetta dove archiviamo le mail delle conversazioni con gli amici, chiamata "Amici", una dove riceviamo le notizie da un determinato sito che ci interessa, per esempio "Viet-Chi Institute" e così via... Non ci sono limiti.
Il pulsante, insomma serve a spostare una determinata mail in una precisa etichetta, comprese lo Spam e il Cestino.
Le etichette naturalmente hanno un sistema di gestione che ci permette di crearne di nuove, cancellarle e modificare quelle esistenti.

Altra funzionalità, diciamo così, plus, è quella fornita dal pulsante successivo che permette di fare un'ulteriore operazione sulla mail. Permette di assegargli piu di una etichetta. Facciamo un esempio semplice a banale: siamo appassionati di giardinaggio e seguiamo spesso gli articoli e le novità proposte in un sito che tratta di giardinaggio e ne riceviamo anche la news-letter via mail. Il gestore del sito di giardinaggio è anche un nostro caro amico.
Possiamo quindi etichettare la mail con l'etichetta "Giardinaggio" e contemporaneamente "Amici".

Il pulsante "Altro" propone ancora un'altra serie di funzionalità che potremmo definire piu secondarie, tra le quali segnaliamo però "Segna come da leggere" e "Segna come importante". "Segna come da leggere" permette semplicemente di far apparire nell'elenco delle mail, una mail come ancora da leggere e quindi evidenziata in grassetto. Potrebbe servirci per esempio per ricordarci di rileggere in un secondo momento più attentamente, una certa mail perché magari al momento non abbiamo tempo sufficiente. "Segna come importante" è invece un modo per evidenziare una determinata mail considerata piu importante rispetto alle altre. A questo scopo infatti Gmail pone un simboletto grafico di colore giallo ad indicarci visivamente l'importanza della mail.
Vedi la figura qui sotto.

Fig.2 - Una mail marcata come "importante".

Fig.3 - Menù di invio.

Oltre a queste funzioni qui sopra descritte, possiamo naturalmente rispondere ad un messaggio email, cosa che abbiamo visto nella Parte 1 di questa Net-Notes, ma possiamo anche decidere di inoltrarlo ad altre persone semplicemente cliccando su "Inoltra" dal menù che compare cliccando a destra del pulsante per rispondere al mittente. Basterà specificare il destinatario o i destinatari, nel caso volessimo inoltrarlo a più persone contemporaneamente.
Altra possibilità è quella di stampare il messaggio aperto.
Altre funzioni le abbiamo viste pocanzi, come cancellare il messaggio, segnalarlo come spam o segnarlo come da leggere.
C'è anche la possibilità di aggiungere il mittente ai contatti, ma... I contatti sono un argomento a sè che vedremo in un altra puntata dedicata.

Veniamo un po' più alla sostanza delle cose...
Ora, forse vi starete chiedendo: ma perché mai tutte queste possibilità di segnare, marcare, etichettare, differenziare, categorizzare una semplice mail? A che scopo tutte queste funzioni?
Qualche motivo c'è...
Ebbene, se riceviamo una mail una volta ogni tanto e se è passato tanto di quel tempo da quando ne abbiamo spedita una, che non ce ne ricordiamo più, probabilemente la nostra casella email non sarà certo piena di posta e magari non avremo nemmeno la necessità di fare ordine perché cancelliamo tutta la posta che non ci serve più, o perché amiamo lo zen e la nostra casella di posta è ridotta all'essenziale, probabilmente tutte queste funzionalità ci potrebbero servire poco.
Ma, se invece sfruttiamo molto il mezzo email, sia per ricevere che per inviare posta, è probabile che la nostra casella di posta possa essere piena di mail, mese per mese e piena anche di etichette che suddivisono le mail per argomenti... Situazione più che possibile no?
Dunque, Gmail mette a disposizione, al momento in cui scrivo, 15 Gigabyte di spazio personale gratuito. Con 15GB di spazio a disposizione ci si può tranquillamente permettere di NON CANCELLARE più la posta elettronica per fare spazio e di crearsi un archivio di email anche di alcuni anni volendo.
Gmail è un servizio di proprietà di Google. Chi è Google? Google è la regina delle ricerche e cercare è una delle cose che sa fare meglio e che negli anni l'ha portata a diventare un colosso.
Se notate, nella parte alta dello schermo, al di sopra della lista delle mail in arrivo, c'è un barra di ricerca nella quale è possibile inserire dei termini di ricerca per fare ricerche sulle mail.

Fig.3 - La barra di ricerca di Gmail.

Possiamo semplicemente scrivere il nome di un mittente e Gmail ci mostrerà tutte le mail provenienti da quel determinato mittente, possiamo anche solo scrivere una qualsiasi parola che compaia nel soggetto o nel corpo di un messaggio e mail che non ricordiamo piu dove abbiamo archiviato e Gmail lo troverà un un istante.
Ma questo è ancora niente!
Ci sono letteralmente decine di modi per eseguire una ricerca all'interno di tutte le nostre mail! Possiamo cercare tutte le mail arrivate in un determinato periodo di tempo, tutte le mail spedite ad una certa persona, tutte le mail che nel soggetto contengono una determinata parola, tutte le mail marcate come importanti, tutte quelle che contengono un certo allegato e così via...
Le possibilità di ricerca sono davvero tante.
Ecco allora che se abbiamo un archivio con diverse decine o centinaia di messaggi email, tutti i metodi per differenziare le mail che abbiamo visto in precedenza, marcarle come importanti, assegnare loro una etichetta, ecc, cominciano ad avere un senso e diventano delle funzioni utilissime per ricercare una certa mail fra centinaia.

Giusto per chi volesse approfondire il tema delle ricerche sui messaggi email, vi rimando a questa pagina della guida di Gmail che descrive l'uso degli operatori di ricerca avanzata.
Qui siamo a livelli per professionisti che esulano dai nostri scopi, ma è anche giusto sapere che ci sono anche queste possibilità, per chi avesse piacere di saperne di più.